时间管理基本信息介绍

时间管理解释

时间管理是什么意思词义解释来源：教育Wiki编版

1：「时间管理」是指有效利用时间的一些原理原则或技术。教育行政人员如能善用这些原理原则或技术将可在较短的时间内做出较多的事而且做得更有效果。
　　现代人生活忙碌能否善用时间往往是一个人一生成就的关键。就教育行政人员而言更要做好时间管理的工作。这是因为教育行政人员肩负领导教学、服务教学的责任如果他们能够做好时间管理必能忙中取静、行事有条不紊进而提高办学绩效达成教育目标。
　　由于时间管理的重要性也由于这一方面研究结果的日益增多时间管理已经成为教育行政的一个重要研究领域。兹综合归纳研究结果提出下列十五个时间管理的原则：
　　1.整理好办公桌：必须经常整理报纸、杂志、书籍、留言单、自黏便条、公文以及其他各式各样的纸张文件。该丢则丢；该转送他人则转送他人；该归档则归档。否则坐在办公桌上每天对着成堆的书籍和文件不是无法立即找到所需要的资料就是不容易分辨各项事务的轻重缓急以至犹豫不决在琐事上浪费了宝贵的时光和精力。
　　2.活用档案：档案可以协助建立系统化的资讯帮助分类、整理、吸收与运用大批的书籍和资料对时间管理有很大的助益。因此我们不仅在工作上要使用档案管理更要在私人生活上借重档案的功能。例如证件、收据、信函、名片、剪报、读书笔记等均应分类归档以减少日后检索的时间。
　　3.善用大事表和日历：「大事表」可以纪录所有未完成工作与进行中计划的清单。「日历」则可以纪录每日会议和约会时间、重点工作、书信电话联络对象以及零星待办事宜等。不论是大事表和日历都可以提醒我们及时完成工作任务不致错漏任何一件事。当然为了区别经办事务的重要性我们可以使用不同的符号或色笔加以注明。其次在完成大事表中的一项工作时不妨享受把它从表中画掉的乐趣。不要只在旁边打个「×」拿一枝笔红从头画到尾当更有成就感。
　　4.建立工作的优先顺序：每日应将待办工作列出优先处理的顺序以便急其所急缓其所缓。在各种待办工作当中紧急事件应当最优先予以处理但不可因优先处理紧急事件而延误了重要事件。其次重要事件应优先于不重要事件。只有等到紧急事件和重要事件都依序处理完毕时再按部就班处理不重要事件。
　　5.集中处理琐事和例行公事：在教育行政工作上通常琐事和例行公事会纷至沓来在不知不觉之中一天就已过去结果重要的工作却仍丝毫未动。为了避免浪费光阴教育行政人员可以在处理重要工作的空档中拨出一段时间来集中处理这些琐事和例行公事。这样不但可以省时而且又可以在一段时间内一次完成许多工作何乐而不为呢？
　　6.善用时间纪录表格：为确保教育行政人员的大部分时间运用于重要的工作可借助下列两项表格：「使用时间纪录表」和「使用时间分析表」。使用时间纪录表可用于详细纪录某一段时间（如一日或一周）内行政人员所实际进行的每一项工作及其使用时间。使用时间分析表则可整理比较在某一项工作上所计划使用时间和实际使用时间的差距。比较结果自然可以做为检讨改进的依据务期使行政人员的有限时间作最有效的运用。
　　7.今日事今日毕：既然定好了每日行事历就应该如期完成绝不做「拖拉机」。如果我们不能如期完成则事情会愈积愈多进而工作压力跟着加大而生产力和创造力却跟着日渐枯竭。如此一来被拖延的工作很可能不是草率了事就是永远无法完成。
　　8.充分授权和分层负责：授权不但可以使行政人员减少工作负担而且也可以培养部属的历练和工作能力所以对组织十分有利值得行政人员加以采行。行政人员不但应该避免独裁独断而且应当切记「授权是扩大权力基础的良方」、「权力像滚雪球一样会愈滚愈大」。
　　9.掌握每日的高峰期：选择一天当中身心状况最佳、能力最强的时刻来处理最具困难度和重要性的工作是最符合善用时间的观念。对于少数人士而言一天之中工作效率最高的时刻是在午后或黄昏；但是对于大多数的人而言其每日的高峰期系在清晨或上午。高峰期在什么时候并不重要重要的是必须先确实了解自己的高峰期然后把一天之中最有价值的时刻花在刀口上必能事半功倍。
　　10.减少开会的次数和长度：不必要、准备不周、冗长的会议既浪费时间又影响工作情绪所以能免则免。在决定会议之前应先行考虑能否以其他方式替代例如非正式的谈话、函件和电话联系等。如果不行也可以考虑由别人代替出席的可能性。再不行则务必在开会之前事先知悉开会的目的和议题并做充分的准备。在开会时议程宜简洁流畅并有明确的结果或决议。开会结束后应确实执行决议并加以追踪考核。
　　11.善用进餐时间：在进餐的同时如果能与上司洽谈公务与同事共同规划合作事项与部属策励未来或是与社会人士交际往来都可发挥「一个时间二个效果」的功用。现代工商社会所流行的 「早餐会报」、「商业午餐」、「晚餐会议」等都是为节省时间所创造出来的产物。
　　12.改变阅读方式：为吸取新知或处理相关业务教育行政人员常需阅读成堆的报章杂志、期刊和学校内部报告。在收到这些资讯时行政人员可先行迅速浏览一遍然后圈选或剪下有待细读的资料。对于需要马上细读的资料可以立即处理；对于不需要马上细读的资料可以集中在下列时间一齐阅读：忙碌工作后的小憩时间、下班后在家休息时间、其他不便从事工作的时间如旅行、通车、候机等。
　　13.避免尖峰时刻：如果能够弹性上下班不妨选择交通不拥挤的时候出门。虽然有时必须早起赶上班但是却可以提早下班避开上下班的交通尖峰期。同样的用餐时间、购物时间、到银行办事时间等皆应尽量避免尖峰时刻以减少排队时间的浪费。
　　14.外出洽公保持密切联系：教育行政人员如果必须长时间外出洽公为避免堆积公事可以在出差时利用快捷邮件、电话、传真机、电脑连线等以处理例行事务或通知部属做必要的决定。
　　15.养成思考习惯：教育行政人员在繁忙中很容易因迷失自己而肇致忙虽忙却忙得没有头绪、没有意义或没有价值。因此行政人员最好每天留有一段时间冷静检讨一天事务的利弊得失并为明天的工作事项做一个周延的思考和策画。所谓 「定、静、安、虑、得」便是这个道理。